Anfrage der Grünen Fraktion zur Stärkung der Digitalisierung in Moers

Sehr geehrte Frau Hein, sehr geehrter Herr Arndt.
Die Digitalisierung in Moers wird derzeit auf verschiedenen Ebenen durchgeführt:
- Im Bereich der Erfassung von Verwaltungsvorgängen und Prozessen
- Im Bereich „Management von digitalen Dokumenten“ sowie
- Im Bereich zur Erfüllung des Online-Zugangs-Gesetzes OZG
Hierzu bittet die Fraktion der Grünen um die Beantwortung folgender Fragen, gerne im Rah- men der nächsten Sitzung des Ausschusses für Personal und Digitalisierung.

1. Die Einführung von Digitallotsen trägt derzeit stark zur verwaltungsinternen Akzeptanz des Digitalen Management Systems (DMS) bei. Es existieren jedoch noch keine festen Ziele für den Anteil an Schulungen innerhalb der Verwaltung in einem vorgegebenen Zeitraum. Wir bitten die Verwaltung anhand einer Meilensteinplanung aufzuzeigen bis wann welcher Prozentsatz der Mitarbeiter*innen für das DMS geschult sein wird (z.B. bis März 2023: 30% der MA in Kernprozessen geschult, bis Okt 23: 50%, usw.).
2. Wir bitten die Verwaltung zu prüfen, ob bei Wiederbesetzung und Umbesetzung einer Stelle die Schulung für das DMS als einer der ersten Schritte berücksichtigt werden kann, um in einem solchen Fall direkt auf Digitale Dokumentenführung zu wechseln.
3. Mit Hilfe der Software für die Prozessbeschreibungen lassen sich innerhalb der Prozesslandkarte bestimmte Merkmale der Prozesse filtern. So kann man z.B. Prozesse identifizieren, bei denen zur Weiterleitung der Dokumente die Hauspost notwendig ist. Wir bitten die Verwaltung anhand einer Liste darzustellen bei welchen Prozessen ein papierloser Prozess gesetzlich möglich ist.
4. Bei Prozessen, bei denen die Schriftform gesetzlich vorgeschrieben ist, bitten wir zu prüfen, ob eine Teildigitalisierung im Rahmen der DSGVO möglich ist:
   In welchen Bereichen ist das möglich?
   Wo ist es sinnvoll, welche Geräte (Terminals, Scanner, Displays, Sprachassistenten) sind notwendig?
   Wie hoch wären die damit verbundenen ungefähren Kosten? 
   Wäre ein Pilottest möglich und sinnvoll?

Begründung:
Digital erfasste Dokumente bilden die Grundlage für weitere Digitalisierungsschritte innerhalb der Verwaltung. So lange Dokumente noch in Papierform zwischen Mitarbeiter*innen ausge- tauscht werden, kann eine Digitalisierung der Prozessabläufe nur schwer umgesetzt werden. Um diese Grundlage zu schaffen, sollte die Schulung und Verwendung des Daten-Management-Systems (DMS) mit Zielterminen und Meilensteinen hinterlegt werden, um den Fortschritt messbar und mögliche Abweichungen sichtbar zu machen.

Bei einem Stellenwechsel oder der Neubesetzung einer Stelle bietet sich eine besonders gute Gelegenheit den Ablauf der Verwaltungsvorgänge direkt auf „Digital“ umzustellen. Da diese Mitarbeiter*innen sich aufgrund der Umstellung sowieso in einer Einarbeitungsphase befinden kann direkt zu Beginn der Tätigkeit eine Arbeit im digitalen System ermöglicht werden. Dies gilt auch für die Aufnahme einer Prozessbeschreibung zur Vervollständigung der Prozesslandkarte.
Die Anzahl der unterschiedlichen Prozesse in der Verwaltung wird auf ca. 3000 geschätzt. Um das Online-Zugangs-Gesetz (OZG) umzusetzen ist also eine Priorisierung auf die Kernprozesse und ein Ablaufplan notwendig, um auch in diesem Bereich den Fortschritt messbar und Abweichungen sichtbar zu machen.

Zur Entlastung sowohl der Verwaltungsmitarbeiter*innen als auch zur flexibleren Handhabung der Vorgänge auf Seite der Antragssteller*innen kann eine Teildigitalisierung von Vorteil sein. Dies trägt auch dazu bei die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter*innen zu erhöhen, indem stupide „Abtipp“-Tätigkeiten vermieden werden.

Mögliche Ansatzpunkte für eine Teildigitalisierung: die Ausgabe von Reisepässen oder Per- sonalausweisen (siehe Link in der Begründung) / „Selbstbedienungs-Terminals im Wartebereich des Bürgerzentrums, bei denen Adressdaten eingegeben oder Ausweise und Fingerabdrücke gescannt werden können / Sprachassistenten zur Beantragung.
 

Siehe hierzu mögliche Beispiele:
Selbstbedienungs-Terminal im Einwohnermeldeamt Rathaus (kiel.de)
Digitalisierung: Reisepässe und Personalausweise jetzt am Automaten abholen › Attraktive Verwaltung (attraktive-verwaltung.de)
Kinderleicht zum Kindergeld - hamburg.de